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Protocolo sobre usar el correo electrónico
por el Departamento de Investigación de COMIMEX 2006
Introducción:
La comunicación nunca ha sido tan fácil en toda la historia. Por el medio del Internet podemos comunicar casi gratis a cualquier parte del mundo. Pero eso implica que necesitamos aprender como comunicar vía el Internet para que estemos aprovechando a lo máximo el medio y para que estemos evitando problemas.
Evita el virus y el SPAM:
1. No abre attachments que no vienen de conocidos. No importa si vienen de compañías confiables. Puede ser que no vienen verdaderamente de la compañía. Sospecha attachments con estas extensiones: [
.exe .scr .vbs ].
2. Cuando recibes un attachment de una persona conocida, debe estar seguro que su programa de
anti-virus está actualizada.
3. Antes de bajar su correo electrónico en su cliente de mail a su disco duro (Outlook, Outlook Express, etc.) primero va a su cuenta de mail usando su browser (Internet Explorer). Elimina todo el SPAM y correos no conocidos y luego abres su cliente de correo para bajar los correos a su computadora.
4. Cada dos o tres días, debe ver los correos en la carpeta de SPAM. Eso asegura que no pierda correo de sus conocidos. Elimina los correos electrónicos de la carpeta de SPAM o Bulk Mail cada dos o tres
dias. Eso asegura que no pierdes correos por tener su cuenta a capacidad (llena).
5. No usa su dirección de correo principal para llenar formularios de paginas web o inscribir en servicios que encuentra en Internet. Usa una cuenta secundaria para eso. Las compañías y organizaciones de estas paginas venden la dirección de correo de usted y luego luego usted va estar recibiendo mucho
SPAM.
6. Debes usar filtros de SPAM. Si usted tiene cuenta de correo de COMIMEX
(sunombre@comimex.org.) debe ajustar su “SpamShield Pro Score” a un “sensitivity” 3.0. Eso ayuda para separar el correo sospechoso de su correos confiables. Otra vez, debe ver la carpeta de SPAM cada dos o tres días para verificar que no tiene correos de conocidos.
7. Aprobar direcciones de correo de sus conocidos en los opciones de configuración. Aveses correos de sus conocidos va a la carpeta de SPAM por varios razones que explicamos mas abajo. Si usted tiene cuenta ce COMIMEX, usa “SpamShield Pro” para aprobar direcciones confiables.
8. Usando un servicio de correo por su proveedor de servicio Internet como
Prodigy.net.mx, da más probabilidad que pronto va a recibir SPAM. También usando servicio de correo gratis como Yahoo y Hotmail da más probabilidad que recibe
SPAM. Además si uno cambia su proveedor de servicio Internet, pierda su dirección de correo electrónico. Por esas razones recomendamos que usted usa un servicio de correo profesional, pagado. Eso evita muchas problemas. Si no consigues una cuenta profesional, recomendamos que usted usa Yahoo en vez de
Hotmail. Es un servicio mejor y puede usarlo como cuenta de correo secundaria para llenar todo tipo de formulario que se encuentra en el Internet. Si llenas un formulario con su dirección de correo principal en una pagina
web, pronto va a llegar SPAM a su cuenta principal. Usa su cuenta secundaria para llenar formularios en Internet.
9. Cuando recibe un SPAM nunca responde al correo aunque pide “da de baja” o “Unsubscribe”.
10. No usa un sistema de “responde automáticamente” (auto-responder). Eso alerta al que manda SPAM que su dirección está activa y valida.
Evita la sobre carga de información:
1. No mandes correos arriba de 50k si no es necesario. Añadir fotos a un mail puede llenar la cuenta del recipiente.
2. No usa HTML para correo electrónico si no es necesario. Los fondos son bonitos pero llena la cuenta del recipiente con información no
necessario.
3. Cuando respondes a un correo largo (mucho texto), quitas todo el texto que fue enviado a usted. Eso evita que llena el servidor de información no necesaria. A veces es necesario mantener el texto para tener continuidad a una conversación. Pero si no, quita el texto que fue mandado antes que usted envía el correo. Eso baja la cantidad de trafico en el Internet y significa que todos tienen un conexión más rápido.
4. No mandes un correo a más que 10 personas a la vez. Eso evita que los recipientes pierda su correo por el filtro de
SPAM. Cuando llega correos que tienen muchas direcciones, el filtro de SPAM lo detecta y lo manda a la carpeta de SPAM o Bulk Mail.
5. Cuando usted manda un correo a más que 10 personas, debe poner una sola dirección en [“A:”
(To:)] y todos los demás direcciones en “BCC,” (copia carbón ciego). Haciendo eso manda el correo a cada recipiente pero no aparecen todas las direcciones. De esta forma el filtro de SPAM no detecta el correo como
SPAM.
6. En el “Sujeto” nunca ponen todos mayúsculos. Los sistemas se detecta como
SPAM.
7. No escribes sus correos completamente en mayúsculos. Es difícil leer y si uno quiere copiar y pegar su texto en un documento tiene que cambiar a minúsculos.
8. No usas fuentes de diferentes tamaños. Los sistemas se detectan como
SPAM.
9. No envías correos con cuentas o chistes a sus compañeros de trabajo. Usa el correo electrónico para asuntos importantes o cuando quiere comunicar directamente con sus compañeros de trabajo. Eso incluya que usted no manda “forwards” si no es para comunicar un asunto de trabajo. Las excepciones serán cartas del mes que son personales. Normalmente las personas en su red son muy ocupadas en el trabajo y no hay tiempo para leer algo no relacionado al trabajo. Es una falta de respecto mandar muchos correos no relacionados al trabajo, especialmente a las personas con una conexión al Internet más despacio. El correo electrónico tiene el poder de mandar una comunicación muchas personas con un solo clic. Debemos respectar eso. Además debemos estar conscientes que el servidor de correo puede llenar y correos no importantes y se pueden perder los importantes por haber llenado el servidor.
10. Debemos tener cuidado cuando copiamos una comunicación a otras personas en la red. No debemos copiar un correo a personas si no están en la estructura de autoridad o si no son responsables a ciertas áreas. EL hecho que tenemos direcciones de correo de gente importante no nos da la libertad de copiarles una comunicación entre nosotros y un conocido. Ellos están muy ocupados en su ministerio y si el correo no esta directamente relacionado a su ministerio, estamos tomando su tiempo valioso. Entonces no copiamos correos a personas si no sabemos la estructura de autoridad en que ellos funcionen.
11. Usando copia carbón ciego (BCC) debemos tener cuidado en la forma que se usa este manera de mandar
emails. Si usted manda un correo a su conocido y hagas una copia carbon ciego a otras tres personas, si uno de los tres responden a su correo haciendo clic sobre “Responder a Todos” “Reply to All” todos ya estan avisados del correo original. Eso puede ser un ofensa a los de mas o la persona en que estaba dirigida su correo. Mejor mandar un correo a cada persona individualmente.
12. Sabemos que el correo electrónico es buena manera de comunicarse rápido y económico. A veces el correo no nos muestra las emociones de las personas que nos están comunicando. Ni nos muestra su énfasis. Con asuntos muy importantes será mejor en muchos casos hacer una llamada telefónica. Debe tener en mente que siempre hay este opción cuando los asuntos de comunicación están muy importantes; el teléfono es el mejor manera de
comunicacion.
Otras cosas muy importantes:
1. Cuando alguien comunica que había cambiado de su dirección de correo, cámbialo en su librito de direcciones los más pronto que puede.
2. En el sujeto de su correo, usa una frase corta y muy descriptiva. Muestra entre muchos correos de que se trata el correo. Usando, por ejemplo, “hola” o “saludos” puede ser detectada como SPAM y no se ve el contenido del correo.
3. Usa texto y no HTML lo más posible. HTML es más bonito pero es requiere mas memoria. Usando smileys J llena el servidor con imágenes no necesarias.
4. Avisa a sus contactos de un cambio de dirección de correo. Recuerda no mandar correos a más que 10 personas a la vez. Su correo estará mandado a la carpeta de SPAM o “Bulk Mail” del recipiente si tiene muchas direcciones en la cabeza.
5. Si tienen pagina web, no publica su correo en la pagina. Usa @ en vez que @ en el código de
HTML. Los “bots” que buscan servidores de paginas web sacan todas las direcciones de correo y los venden a compañías que mandan
SPAM.
[ejemplo: del código HTML para una dirección de correo: pedro@comimex.org]
6. Si quiere que sus contactos vean fotos puede poner un link en el correo electrónico que los lleva a una pagina web donde se encuentran las fotos. Hay servicios gratis que uno puede utilizar para colocar fotos en web como
http://www.snapfish.com/.
Otros Tips
1. Haga un scan de cada disquete o otras medias antes de bajas archivos a su computadora.
2. Si bajas un archivo a su disco duro todavía puede dar clic derecha sobre el archivo y hacer un scan de virus.
3. Sugerimos que usted haga respaldo de sus documentos importantes al menos cada mes.
4. Si usan Microsoft Outlook, hay una programa que puede hacer un respaldo de su correo electrónico. No funciona con Outlook Express. El archivo se llama
[pfbackup.exe] es es de Microsoft. Para bajar el archivo sigue este URL: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=8b081f3a-b7d0-4b16-b8af-5a6322f4fd01&displaylang=en
5. Existe un servicio para comunicar por voz sobre el Internet que se llama
Skype. El servicio es gratis y hasta hoy funciona bien. Uno necesita una micrófono y audífonos para poder usar el programa.
http://www.skype.com
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cooperando con la iglesia evangélica para alcanzar las etnias no alcanzadas de México y del mundo
